对毕业生来说，6月，是晦暗的，是一段充满离愁别绪的日子；6月，又是彩色的，是一段充满希望踏上人生新征途的日子。在毕业生打包行囊，迫不及待走向新生活的时候，有一样东西也需要妥善处理，以免给未来的学习工作带来不便，那就是——毕业生档案。

一、学生档案简介

1、什么是学生档案？

学生档案是高校在学生管理活动中形成的，它记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习和社会实践以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。是国家人事档案的重要组成部分。

2、学生档案有什么用？

学生档案，对于个人来说，无论是就业、升学、工作调动、政审（考研、出国、考公务员）、职称评审、工资调整，还是入党（团）以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等，都将以档案材料的审核为重要依据。

3、毕业生人事档案又是什么？

毕业生人事档案由学生档案转换而来，是指高校学生毕业后，在其学生档案中放入该毕业生的就业报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才服务机构，这时的学生档案正式成为人事档案。它是通过毕业生与用人单位或委托的人才服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。

4、毕业生档案袋内装有什么？

高校毕业生档案的构成一般由高中、高考报名和高校三个阶段形成的材料组成的。

（1）高中就读期间形成的档案材料，包括：高中毕业生登记表（学籍卡）、党（团）材料、奖励（处分材料）等。

（2）参加高考形成的档案材料，包括：高考报名登记表、高考成绩单、体检表、志愿填报表等。

（3）高等院校就读期间形成的档案材料，包括：大学生入学登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业论文鉴定表、毕业生实习鉴定表、综合素质测评登记表、学位授予通知书、毕业生就业报到证（白联）、教师资格认定申请表、党（团）材料、奖惩材料、学生体检表等。

5、学生如何对待自己的档案？

（1）高度重视、了解相关的档案法规知识。平时注意个人档案资料的规范、真实填写，填写的内容绝不可涂改、杜撰，以免为将来工作和学习带来麻烦。

（2）毕业时，按照学校要求及时办理就业报到证，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的各级人才交流服务中心托管。

6、为什么建议未就业的学生毕业时将档案放在人才交流中心托管？

尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作，其档案可免费由学校保管两年，但是我们从毕业生的切身利益考虑，档案存放学校并不合算：（1）不能计算工龄，不能积累工作期间的材料。（2）不经济。放在学校，看似免费，可当你需要档案时，来回交通、食宿费用，比你放在就近的人才交流中心托管花费要多得多。况且，从2015年起，毕业生档案托管不需要交任何托管费。

7、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？

（1）负责人事档案接收、转出；

（2）档案工资的晋级；

（3）职称晋升申报；

（4）办理落户手续；

（5）出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；

（6）代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

8、学生档案是通过什么渠道转递的？

目前，大学生档案转递按照中邮业务函[2015]117号文件要求，主要通过“EMS标准快递”、专人送达等方式进行转递。不允许个人自带和请人代领。

9、毕业生如何追踪自己的档案？

毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函出具单位即公章地址邮寄。有严格的交接签收程序，一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后，要在30天内到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达。（档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局的可到相关部门查询）

10、什么是《就业报到证》？有什么作用？

《报到证》由原来《派遣证》转化而来，全称为《全国普通高等学校毕业生就业报到证》（简称《报到证》）。其作用是：

（1）毕业生到就业单位报到的凭证和依据。毕业生持《报到证》（蓝页）到就业单位报到，就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。

（2）确定毕业生参加工作时间的凭证之一。

（3）调档凭证。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续；就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续，

（4）对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。

（5）毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。

11、毕业生档案有关材料遗失后怎样补办？

（1）本人提交书面申请；

（2）出示《毕业证书》原件及工作单位介绍信；

（3）到就业处领取《高等学校毕业生登记表》，填写相关内容；

（4）到毕业时所在学院办理有关材料；

（5）到档案馆复印录取花名册、毕业生花名册等学籍材料，并加盖公章；

以上手续办理完毕后，由档案馆将档案密封后按规定转递到毕业生档案接收单位。

12、目前国家有关毕业生档案及相关内容的法律法规有哪些？

1.中组部人事部《关于印发流动人员人事档案管理暂行规定的通知》(人发[1996]118号）

2.中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）

3.国务院办公厅《关于简化优化公共服务流程 方便基层群众办事创业的通知》（国办发〔2015〕86号）

4.人力资源社会保障部《关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》（人社部发〔2016〕44号）

5.人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号

6.中共中央办公厅印发《干部档案工作条例》2018修订版

二、湖南科技学院毕业生档案调档转递须知

(一)调档转递

1、毕业时办理了《报到证》的毕业生调档：　

（1）办理了《报到证》的毕业生档案，学院于当年6月底至7月初统一寄至生源地档案接收部门或就业单位档案接收部门。

（2）毕业生档案从学校寄出后，毕业生若需调档，直接去毕业生档案存放部门办理调档手续，不需到学校办手续。

2、毕业时没有办《报到证》的毕业生调档：

（1）毕业时没有办《报到证》的毕业生档案暂时在学校档案馆存放一年，第二年转至永州市人才服务中心。

（2）档案存放在学校的毕业生若需调档：毕业当年11月份之前到所在学院辅导员处办理调档手续；毕业当年11月份之后到档案馆学生档案室办理调档手续。

　(二)办理调档所需手续

1、毕业生本人调档：

（1）出具档案接收单位开出的调档函原件（或就业协议书原件及复印件）和本人有效身份证，交档案存放部门调档。

2、委托他人调档：

（1）委托人：本人写出委托某某调档的委托书原件（有委托人本人指印），并提供本人身份证复印件和调档函原件给被委托人。

（2）被委托人：要出具身份证原件与复印件、委托书，委托人调档函原件（或就业协议书原件及复印件），委托人身份证复印件。

（3）所有手续资料备齐后到档案存放部门调档。

　3、毕业生档案调出时，档案管理部门一定要开具《档案转递通知单》，随档案邮寄至接收单位，并在《转递通知单》存根上填写邮寄单号，以便查询。调档函等资料由学生档案室保存。

4、毕业生档案原则上不许本人自带。若特殊情况下要求自带，自带者一定要在《转递通知单》存根上签“档案自带，后果自负”的字样并签名。档案不能自行拆封，自行拆封，责任自负。

(三)毕业生档案去向查询

1、毕业当年档案寄出后，毕业当年由辅导员将档案转递名单挂在毕业生QQ群，毕业生及时查询自己的档案是否安全到达。

2、所有毕业生毕业第二年可以在湖南科技学院官网上查询本人档案去向，查询方式如下：

（1）湖南科技学院官网—机构设置—党政服务—档案馆—档案转递查询—毕业生档案去向查询

（2）进入网址：http://lib.huse.cn/dag/index.asp，在“学生档案查询系统”中输入名字和验证码后即可实现查询。

三、湖南科技学院档案馆毕业生档案利用流程

（一）服务范围及提供利用方式

1.普通高等学校新生录取花名册、毕业生花名册。可提供加盖公章的复印件；

2.毕业生成绩单。可提供加盖公章的复印件；

3.毕业学历学位信息。可提供证明；

（二）利用要求

1.本人办理需提供个人有效身份证

2.若委托他人办理，被委托人需提供个人有效身份证与填写完整的《办理档案材料委托函》（下载地址：湖南科技学院档案馆主页—下载专区—表格下载—《办理档案材料委托函》）。

（三）办公时间

周一至周五

上午：8:30—11:30

下午：15:00—17:20

国家法定节假日及学校寒、暑假期间不对外开放

（四）办公地点及联系方式

办公地点：湖南科技学院老图书馆二楼210

通信地址：湖南省永州市湖南科技学院杨梓塘路130号

邮编：425199

电话：0746—6383991   0746-6381636